Assistant Front Office Manager Barcelona (Barcelona)

Descripción de la oferta

Proceso de selección continuo.

Funciones

OPERATIVA DIARIA & ATENCIÓN A LA/AL CLIENTE· Supervisar la operativa diaria del departamento y la actuación del equipo a su cargo. · Asegurarse de que se cumplen los estándares de la compañía, verificando personalmente con el resto del equipo y realizando correcciones si es necesario. · Garantizar que los procedimientos establecidos para el departamento (SOP) se aplican correctamente, manteniendo los documentos "vivos" y actualizándolos si las circunstancias cambian. · Formarse en cualquier nueva iniciativa que afecte al departamento, y ser capaz de impartir esos conocimientos al resto del equipo. · Actuar como el primer punto de referencia para resolver cualquier duda generada en el día a día. · Gestionar aquellas quejas de clientas/es reportadas a Recepción, haciendo seguimiento y cerrándolas en Takhys una vez solventadas. · Ser responsable de funciones avanzadas en el departamento, incluyendo, pero no limitado a: asignación de VIPs, revisión de grupos incluyendo facturación, y balance de la disponibilidad del hotel. · Recibir a las/los clientas/es VIP y hacer seguimiento a su estancia. · Dedicarse especialmente a las/los clientas/es, proactivamente conociéndolas/os y asegurando que su estancia sea satisfactoria. Acompañar a las/los clientas/es a su habitación y realizar rooming si es necesario. ASPECTOS FINANCIEROS & ADMINISTRATIVOS· Asegurar que la correcta facturación y cierres diarios se realizan apropiadamente. · Revisar periódicamente cuentas abiertas, subsanar errores, detectar su causa y corregirlos con el equipo. · Hacer seguimiento de depósitos y prepagos pendientes de las/los clientas/es. · Controlar cuentas maestras tanto de grupos como de eventos e internas. · Realizar auditorías rutinarias sobre los cierres de cuenta del hotel, en colaboración con el departamento de Finanzas. · Controlar el efectivo. · Cumplir con las tareas asignadas por el departamento de Administración. RECURSOS HUMANOS· Preparar los horarios para el equipo de recepción, entregándolos al/la Director/a de Alojamiento adjunto/a para una revisión final. · Mantener el sistema de control de entradas y salidas WOFFU actualizado, gestionando las modificaciones realizadas, peticiones de vacaciones y FNR, etc. · Promover el dinamismo y espíritu de equipo, apoyando las distintas actividades realizadas y ayudando a mantener el buen ambiente laboral. · Gestionar las incidencias y bajas del equipo. · Revisar y asignar vacaciones y FNR, creando un calendario con el equipo que permita balancear la operativa con el descanso de los equipos. · Supervisar y fomentar el programa WOW de reconocimiento de empleadas/os en el área de front desk. FORMACIÓN· Hacer seguimiento y apoyar la formación de nuevos miembros del departamento, generando un plan de iniciación acorde con las necesidades del puesto y asegurando que un/a miembro senior sea responsable de la formación. Establecer puntos de evaluación para analizar el progreso real

Requisitos

COMPETENCIAS PERSONALES: Comunicación interpersonalManejo de equiposCapacidad de formación a otros compañerosOrientación al cliente externoComunicación empática Habilidades socialesProactividadTrabajo en equipoÉtica y responsabilidadDiscreciónAsertividadConocimiento contrastado en programas de upsellingCapacidad de liderazgoAlto nivel de flexibilidad y adaptación a variedad de situacionesPerfil dinámico y con ganas de crecer en su rol. Alta capacidad organizativa y de control de equipos