Executive Assistant Madrid (Madrid)

Descripción de la oferta

Duración de la oferta: hasta el 22/12/2024.

Funciones

La persona seleccionada se integrará en el Pool de Secretarias del Comité de Dirección y llevará a cabo las siguientes funciones:
Gestión de agenda: envío y gestión de convocatorias de reuniones.
Reserva de salas & catering para eventos/reuniones de departamento
Gestión de viajes profesionales: vuelos, hoteles, traslados, seguros de viajes, gestión de visados…Control de actualizaciones perfil viaje (documentación, DNI, pasaporte)
Elaboración de notas de gastos
Incidencias y/o solicitudes del equipo de herramientas de IT
Onboarding de empleados: solicitud de material para el empleado, necesidades herramientas de trabajo otros
Gestión envíos mensajería
Organización de comités (traslados, catering, reserva restaurantes grupos)
Facturas seguros coches empleados, facturas revisión coches empleado
Pedidos de compras, gestión y seguimiento
Control y aprobación de facturas, resolución de incidencias/seguimiento
Alta, actualización y gestión de proveedores
Seguimiento proceso gestión de firmas de documentación/contratos
Coordinación archivo físico de contratos.

Requisitos

Buscamos una persona que cumpla los siguientes requisitos:
Formación en Secretariado de Dirección o similar
Experiencia mínima de 3 años en una posición de características similares
Nivel C1 de inglés
Usuario avanzado de MS Office, especialmente word y power point
Estamos pensando en un perfil resolutivo, rápido, flexible, muy adaptable y dispuestoTrabajo presencial 100%
Horario de 9.00 a 18.00 horas. Jornada intensiva en verano

Se ofrece

Contrato de carácter indefinido
Salario + beneficios sociales